太湖县人大常委会机关文秘工作规则

第一章 总则

第一条 为进一步推进县人大常委会机关文秘工作及公文处理(以下简称“机关公文处理”)工作科学化、制度化、规范化，提高机关公文处理的整体质量和效率，维护机关公文权威和对外形象，参照《党政机关公文处理工作条例》的规定和要求，结合机关实际，制定本办法。

本办法适用于县人大常委会机关文秘及公文处理工作。

第二条 县人大常委会机关的公文，是机关实施领导、依法履行职权和职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 县人大常委会办公室(以下简称“办公室”)是机关公文处理的管理部门，主管和组织、协调、指导机关各部门的公文处理工作。

机关文秘人员专门负责机关的公文处理工作。文秘人员应忠于职守、保守秘密、作风严谨、业务精湛。

为便于办公室与各工委、室工作的沟通联系，办公室将文秘人员进行分工，对口联系工委、室的工作。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、科学严谨、精简高效、安全保密的原则。

第二章 公文种类分则

第六条 县人大常委会机关常用公文种类主要包括：

(一)决议。适用于经县人大及其常委会会议审议、批准通过的重要事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员。

(三)公告。适用于向社会公开发布县人大及其常委会决定、决议以及选举和任免事项、代表资格审查等重要事项。

  (四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(六)通知。适用于印发审议意见，召开会议及传达有关事项，印发、转发公文等。

(七)报告。适用于向上一级机关或者同级党委汇报工作，反映情况，提出建议，答复上一级机关的询问。

(八)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法;县人大代表向县人大及其常委会提出，由常委会的工作机构交由有关部门认真研究处理并负责答复的事项。

(九)请示。适用于向上一级机关或者同级党委请求指示、批准的事项。

(十)批复。适用于答复请示事项。

(十一)议案。适用于主任会议、专门委员会会议及常委会组成人员三人以上联合依法向常委会提请审议事项。

(十二)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，答复人大代表建议办理事项等。

(十三)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第七条 县人大常委会机关公文的主要发布形式及适用范围，通常有以下4种：

(一)“中共太湖县人大常委会党组文件”。字号为“太人常党组〔××××〕×号”，主要用于：向中共太湖县委请示重要问题，报告工作情况、发布党组其他重要安排等。

(二)“县人大常委会文件”。字号为“太人常〔××××〕×号”，主要用于:常委会重要工作部署；发布经县人民代表大会会议、常委会会议、主任会议通过的决定、决议、报告；发布县人大常委会任免干部通知、县人大常委会通过的规章制度和其他需要以常委会名义发布的事项；转发省、市人大有关重要文件，向省市请示相关事项。

(三)“中共太湖县人大常委会机关党组文件”。字号为“太人常机党组〔××××〕×号”，主要用于：向上级党组织请示重要问题、报告工作情况；发布机关党建、党风廉政建设和反腐败工作、机关重大决策、人事任免干部通知、会议通过的规章制度和规范性文件等其他需要以常委会机关党组名义发布的事项。

(四)“县人大常委会办公室文件”。字号为“太人常办〔××××〕×号，主要用于：以县人大常委会名义安排有关工作意见、建议；发布经县人大常委会或主任会议通过的审议意见、评议意见以及其他有关重大事项；制发县人大常委会机关内部重要事项通知、有关重要文件等；各类会议、视察、调研、执法检查等通知和有关重要事项等。

第三章 公文格式分则

第八条 公文一般由紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规定分则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，符合有关严控严审、精简高效的原则。

第十三条 县人大及其常委会机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。

第十四条 严把机关公文进出口关，是确保机关政令统一的重要保障，要严格执行县人大及其常委会机关由办公室统一对外行文的原则，强化办公室对外行文的审核把关职责，严格执行机关对外行文责任追究。

乡镇人大向县人大常委会请示、询问有关事项，原则上以办公室的名义答复。

第十五条 “请示”应当一文一事。

第十六条 “报告”中不得夹带请示事项。

第十七条 县人民代表大会会议、县人大常委会会议、主任会议审议决定(通过)的事项，必须向社会公布的，由太湖电视台发布，并在太湖县人大常委会网站上刊登。

第五章 发文规定分则

第十八条 发文办理一般包括起草、审核、签发、印制、校对、用印、分发等程序。

第十九条 公文起草要求：

(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定。

(二)主题鲜明、结构严谨、条理清楚、表述准确、文字精炼，标点符合用法规范、篇幅力求简短。

(三)凡内容涉及其他部门职权(责)的事项，应当与有关部门协商并和有关部门会签，协商不能取得一致意见的应当列明有关部门的理由和依据，并提出本部门的意见，报请常委会或者办公室领导协调、决定。

(四)根据发文机关的职权、行文目的和与主送机关的行文关系，确定适当的公文种类。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(七)正文使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。

(八)公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、次第数词、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条 文件材料审核程序。

(一)中共太湖县人大常委会党组文件(含便签)。由相关委(室)起草，按委(室)主任——分管文秘工作的办公室副主任——办公室主任——常委会联系副主任——常委会党组书记(或受党组书记委托的副书记)的顺序依次审核签发。

(二)中共太湖县人大常委会机关党组文件(含便签)。由相关委(室)起草，按委(室)主任——分管文秘工作的办公室副主任——机关党组书记(或受党组书记委托的副书记)的顺序依次审核签发。

(三)县人大常委会文件。由相关委(室)起草，按委(室)主任——分管文秘工作的办公室副主任——办公室主任——常委会联系副主任——常委会主任(或受主任委托的副主任)的顺序依次审核签发。

(四)县人大常委会办公室文件。由相关委(室)起草，按委(室)主任——分管文秘工作的办公室副主任——办公室主任的顺序依次审核签发。

(五)常委会会议简报、专报。简报由文秘人员编辑，按分管文秘工作的办公室副主任——办公室主任的顺序审核签发。

(六)人代会会议文件。由各工作组按照职责履行完相关报批程序，经本组负责人签字后送大会秘书长审核把关后印发。

(七)通过媒体公布的公告、决议、决定、人事任免等，由文秘人员起草后送办公室主任签阅，常委会主任签发。

公文的签发，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和具体日期；划圈即视为同意。

第二十一条 公文分发。由文秘人员负责分发并按有关要求上传OA系统。

第二十二条 编号。经签发的公文应当按照发文字号的编制要求进行登记编号。由办公室秘书负责登记编号。

第二十三条 印制。经签发的公文，由主办人员从全县电子政务系统发送，需发纸质文件的送文印室印制。

第二十四条 校对。公文发出前，拟稿单位应当再行校对，确认没有错漏方可发出。公文校对以领导签发的文稿为准，非经签发人同意不得擅自改动原文。严格执行谁校对、谁负责制度。

第二十五条 用印。印章管理工作人员凭领导的签发，正确使用印章。对于不符合审批程序的公文不予用印。具体规定见公章（印章）管理分则。

编号向外发出的公文，应当将领导签批件和正式文本留存备查。

 

第六章 收文规定分则

第二十六条 收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分发、承办、催办和督办等程序。

第二十七条 签收。办公室统一负责机关外来公文的签收工作。

第二十八条 登记。文件管理人员登记公文时，应当将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚。电子文件签收、登记完后，上传到OA系统，保密文件一律纸质传递。

第二十九条 拟办、批办。对需要办理的公文，承办部门应当及时提出拟办意见，按规定程序送有关领导审核、批示后办理。

拟办文件送批程序为：办公室分管文秘工作副主任——办公室主任——常委会领导。

第三十条 分发、分送。公文应当按领导核定或者批示的意见，及时送有关领导阅示或者有关部门办理。公文传阅、传批按领导排序由前向后递送。

第三十一条 承办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文要按时限要求办结。

(一)办理时限。“特提”件在1天之内办理;“特急”件在3天之内办理;“加急”件在5天之内办理;“平急”在10天之内办理。

(二)接收来文或电报注明收件人或收件单位的，应立即通知收件人或收件单位，按其要求办理。

(三)收到电报或其他机要件等重要公文，机要人员须即刻报告分管领导，经分管领导同意后，通知有关领导、部门负责人或收件人及时签收。

(四)节假日期间紧急收文，由值班人员负责签收。收到特提、特急、急件电报，值班人员须即刻报值班领导，经值班领导同意后，向有关领导或部门负责同志汇报，按其提出的处理意见办理，并将办理结果向领导反馈。

(五)对确有特殊原因不能按期办结的，要及时向交办的领导说明情况。对不属于本部门职权范围的或者不宜由本部门办理的，应当迅速退回并说明理由。对交办的公文如果涉及两个以上部门的，由主办单位负责与协办单位研究协同处理。协办单位应当积极参与，密切配合，不得推诿。

第三十二条 凡代表县人大常委会或者县人大常委会机关参加其他单位召开的会议以及各部门参加对口的全省全市或者区域性会议带回的文件、资料，应当及时整理并按有关规定交办公室归档。

第三十三条 催办和督办。办公室秘书科应当对公文的办理情况进行督促检查。对紧急、重要的公文应当及时、重点催办，对一般公文应当定期催办，做到件件有结果。公文办结后，及时向有关领导反馈办理情况。

第三十四条 领导作具体批示的公文，责任委室应按规定进行催办、督办：

(一)机关公文需办件等事项的催办、督办，由办公室秘书科总负责。

(二)负责催办、督办的部门，应及时了解掌握领导批示件的落实情况，并督促承办单位和有关人员及时办理。应建立催办、督办情况登记本(册)，记录公文催办、督办的有关情况。

(三)领导的批示件，应在1个工作日内送有关承办单位。传批紧急公文或有明确送达时限要求的公文，应按照紧急等级或要求及时送达。

(四)承办单位办理领导批示件，有具体时限要求的，应在要求的时限内办理完毕；无具体时限要求的，承办单位应抓紧办理。承办单位不能在规定时限内办理完毕的，应及时向作出批示的领导说明原因。

(五)普通公文应每周催办一次，直至办理完毕。紧急公文或有时限要求的公文，应按照紧急等级或要求的时限从速催办。常委会领导的批示件，应作为催办、督办的重点。

(六)领导的批示件办理完毕后，催办督办部门原则上应在一个工作日内，将办理结果报送领导阅知。

(七)批办事项办结后，年底由催办督办部门负责将催办、督办的有关文件材料收集整理后立卷归档。

第七章 公文及档案管理分则

第三十五条 各部门应当严格执行机关公文管理制度，确保管理规范，充分发挥公文效用。

第三十六条 公文办理完毕后，应当根据档案法和有关档案管理规定，及时将公文和有关材料立卷归档并建立电子和纸质两套档案。部门和个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，可以予以销毁。

第三十八条 历年留存的机要文件由机关档案室管理。

每年四月份前将前一年的档案资料进行整理归档存于档案室，档案室整理工作可用购买社会服务的办法。机关档案室一般保存近两届内的档案，其余档案运存县档案馆。

第三十九条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第八章 密件管理分则  
    第四十一条 机关各部门不得翻(复)印、汇编密级公文。
    第四十二条 不得使用非涉密计算机、普通传真机传递涉密公文，不得违规在非涉密计算机上存储、处理、传递涉密信息，包括涉密文件文号、标题、内容等信息。涉密文件严格执行当日阅办当日归还制度。
    第四十三条 密级文件的传达范围应当按照发文机关的要求执行，不得擅自扩大。传达密级文件应当在符合保密要求的会场进行，不得使用无线话筒、无线键盘、无线网卡等无线设备，与会人员不得带手机、相机等通信设备和器材进场，重要文件不得记录或者录音，无关人员不得进入会场。
    第四十四条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，并按要求做好销毁工作，确保不丢失、不漏销。
    第四十五条  个人未经许可不得携带涉密文件外出，个人不得私自销毁、留存涉密公文。

  第九章 太湖县人大机关公章（印章）管理分则

第四十六条  公章（印章）的管理与保管

(一)太湖县人民代表大会常务委员会、中共太湖县人大常委会党组、中共太湖县人大常委会机关党组、太湖县人民代表大会常务委员会办公室印章由办公室负责管理和保管。

(二)太湖县人大常委会主任的签章由人选工委负责人管理和保管，太湖县人大常委会办公室主任私章由办公室财务人员管理和保管。

(三)太湖县人大各专门委员会、常委会各工作部门的印章由各专门委员会、常委会工作部门管理并明确专人保管。

(四)太湖县人大常委会机关党总支、党支部印章由办公室保管，太湖县人大常委会机关工会、妇委会、团支部印章由该组织负责人管理并由专人保管。

(五)太湖县人大常委会办公室财务专用章由办公室财务人员管理和保管。

印章管理人员对印章要严加管理并由专人保管，存放印章处须随时上锁；未经批准，不得随身携带公章外出，以免遗失。如有保管不善、私盖印章、滥盖印章，将追究印章管理和保管人员的责任。

第四十七条  印章的刻制与启用

(一)刻制印章须按有关规定办理报批手续，太湖县人大常委会机关各类印章的制发、收回、销毁等事项，由县人大常委会办公室统一承办。

(二)启用新章、废弃旧章，应按印章管理权限发文通知有关单位。启用新章的通知，新印章盖在“□”内，以红色标识印样。

(三)若人大机关机构发生变动，由办公室将相关印章及时收回，送档案室封存。

第四十八条  用印批准权限

(一)公文用印按公文审批权限办理，凡需加盖太湖县人大常委会印章的，须经常委会主任审批；凡需加盖中共太湖县人大常委会党组印章的，须经党组书记或受党组书记委托的副书记审批。

(二)凡需加盖中共太湖县人大常委会机关党组印章的，须经机关党组书记审批。

(三)凡需加盖太湖县人大常委会办公室印章的，须经办公室主任或受主任委托的副主任审批。

(四)县人大各专门委员会、常委会工作部门印章的使用，由专门委员会、常委会工作部门主要负责人审批。县人大常委会机关工会、妇委会、团支部印章由该组织负责人审批。

第四十九条  印章的使用

(一)使用各类印章时，必须有审批手续和用印登记，对不符合审批手续或不属于用印范围的，印章管理人员应当拒绝加盖印章。

(二)印章管理人员对印章的管理要坚持原则，妥善保管，严禁空白用印。非经领导批准不得擅自委托他人代管或他人代盖印章。

(三)所有盖出的印章要端正、清晰、美观、便于识别。印章文字不能盖歪或颠倒。公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等印章，必须同时盖在落款处和公函与存根连接线上。凡是在落款处加盖印章，都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下要骑年跨月。

(四)使用印章时应当进行登记。登记的项目包括：用印日期、用印内容摘要、批准人、盖章人及承办人等事项。

第十章 附则

第五十条  认真执行县四大班子办公室主任联席会议制度及四大班子活动统筹协调制度，对班子会议作出的决定及时予以落实，由秘书科承担四大班子活动统筹协调联络工作。

第五十一条  本办法由县人大常委会办公室负责解释。机关其它涉及公文处理方面的制度规定如与本办法不一致时，以本办法为准。